İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASININ...

İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASININ DENETİMLERDEKİ ÖNEMİ NEDİR? Değerli İşletmeciler… İşçi özlük dosyasının önemi ve dosyanın bir bütün olarak işletmelere yani çalışan ilişkilerine kattığı on önemli katkısı ile  ‘’İşçi özlük dosyasının üç temel unsurundan biri olan  ‘’İşçi özlük dosyasının Hukuksal değeri ilgili olarak bundan önceki iki yazı dizimde sizleri bilgilendirmeye çalışmıştım. Bugünkü yazımda ise İşçi özlük dosyasının 3 temel unsurundan biri daha olan ‘’İşçi özlük dosyasının DENETSEL DEĞERİ hakkında sizi bilgilendirmeye çalışacağım. 2010 yılından buyana İnsan Kaynakları Yönetimi alanında yaptığım gerek akademik gerekse sektör içindeki firmalara yaptığım çalışmalardan edindiğim mesleki bilgi ve deneyimlerimden gördüm ki Çalışan ilişkilerinde yaşanan sorunlar işletmelere büyük maddi yük getirmiş ve halende getirmeye devam etmektedir.  Ancak buna rağmen genel olarak örneklenmese de firmalarımız önlem alma adına farkındalık yaratacak bir hizmet arayışında olmadıkları gibi kulaktan dolma bilgilerle işletmeleri yönlendirenler ve bunun sonucu işletmelere fayda yerine zarara uğratanlar sonradan bana ne diyerek işim içinden çıkmışlardır. İnsan Kaynakları Yönetim işlevselliğinin günümüzde halen bilinmemesi veya önemsenmemesi neticesinde de  (Kurumsal firmalar ile bu yönde nitelikli eleman bulunduran işletmeler ayrık) işletmelerimizin daha çok çalışan ilişkilerinde zarar yaşayacağı kaçınılmazdır. Gerek İnsan kaynakları ile ilgili seminer ve sunumlarım ile gerek gazete haber ve köşe yazılarımda da ifade etmeye çalıştığım gibi çalışan ilişkilerinin temelinde ‘’işletmenin sektör içindeki işin tanımı ile iş görenin niteliğinin’’ önemli olduğu vurgusu ile yapılan çalışmanın –işçi özlük dosyasının hazırlanması-iş müfettişi denetimleri ve resmi kurumlarda karine ölçüm değerinin önemini anlayarak bu yönde nitelikli dosya hazırlamak gerektiğini her daim vurgulamaya çalışmıştım.  Değerli işverenler ve değerli okurlarım, İşçi özlük dosyasında Denetsel değeri ve işletmelere önemli katkısı nedir? Bundan önceki yazılarımda İşçi özlük dosyası üç temel unsurla hazırlanmalıyız derken bunlardan ikincisi olan Denetsel Değer nedir sorusuna cevaplamaya çalışacağım.(Hukuksal değerle ilgili bilgiyi bundan önceki köşe yazımda vermeye çalışmıştım.) Çalışma ve Sosyal Güvenlik bakanlığı iş müfettişlerinin işletmeleri kontrol ve denetimlerinde öncelikli dikkat ettikleri ve yerine getirilmesini istedikleri hususlara kısaca değinmek istiyorum.   Bunlardan en önemli olanlar; 1)-4857 sayılı iş kanununa uygun olarak İş akdi sözleşmenin İşin tanımı ve iş görenin niteliğine uygun olarak hazırlanmasına dikkat edilmeli, taraflar arasında menfaat çelişkisi taşımamalı. 2)-Şirket ve kurumsal firmalarda ‘’Personel iç yönetmeliği’’ hazırlanmalı ve yönetmelikte işletmenin çalışma koşulları, karşılıklı sorumluluk ve yükümlülük paylaşımının adil ve kabul edilebilir bir düzeyde belirlenmeli ve gerektiğinde disiplin hükümleri taraflara tebliğ edilmelidir.   3)-6331 sayılı yasaya uygun olarak İş sağlığı ve güvenliği eğitim formları, Kişisel koruyucu ve donanımların teslim tutanakları,  Risk değerleme ve acil durum planlarının İSG. Talimatları ve Yönergesi ile çalışanlara tebliğ edilmesi.  İşyeri Çalışan temsilcisinin seçilmesi. 4)-Yangın eğitim ve tatbikatlarının verilmesi-Yangın ekiplerinin oluşturulması ve bunların ‘’Acil durum planlarında’’ görevlerinin belirtilmesi 5)-İşyerinde Yıldırım tehlikesine karşı Paratoner bulundurulması 6)-Elektrik, elektrik topraklama tesisatı ile aydınlatma tesisatlarının periyodik kontrol edilmesi ve kontrol raporlarının arşivlenmesi. 7)-İşyerinde kullanılan iş ekipmanlarının ‘’Kullanma Talimatlarının’’ olması (Makine ve elektrikle kullanılan tüm cihazların) 8)-İşyerinde çalışanların belirli zamanlarda işyeri hekimince sağlık gözetimlerinin yapılması, (Özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli grup içerisinde olan işletmelerin)    9)-İşçinin fazla çalışma onayının alınması, fazladan yapılan çalışma ücretlerinin genel günler ile Ulusal bayram ve genel tatil günlerinde yapılan fazladan çalışmaların da hesap pusulasında gösterilmesi, 10)-Şoförler için araç teslim tutanağı ve araç kullanma talimat, Taahhütname ve yönergesinin düzenlenerek karşılıklı imza altına alınması. Şoförlerin 2918 sayılı Trafik kanunu ve yönetmeliğine uygun olarak araç kullanma zaman ve sürelerine uygun araç kullanmasının sağlanması. (Bu hususların İş akdi sözleşmesi ve Personel iç yönetmeliğinde açıkça belirtilmesi) 11)-İşçilerin yıllık izinlerinin imza karşılığı talep formu ile kullandırılarak kayıt altına alınması-işlenmesi 12)-Günlük mesai saatlerini gösteren levhanın işyerinin görünür yerine asılması, günlük devam cetveli düzenlenerek çalışanların günlük devamlarını gösteren çizelgenin imzalı suretlerinin arşivlenmesi 13)-İşe alınan personelin işe başlamadan (İnşaat-Tarım ve Denizcilik sektörü hariç) bir gün önceden S.G.K.4.a Bildirgesinin yapılması ve işçinin işe ertesi günü başlaması. 14)-İşe başlayan personelin işletmeye vermekle yükümlü olduğu iş başvuru talep formu ile Resim, Nüfus cüzdan fotokopisi, eğitim belgesi-Diploma- Mesleki yeterlilik belgesi, (Şoför ve sürücüler için sürücü ve SRC belgeleri) Sağlık raporu, Kan grubu kartı, İkametgâh, Sabıka kaydı, Askerlik ilişik belgesi ve diğer zorunlu evrakları alınarak dosyasında arşivlenmeli 15)-İşçinin işe girişini müteakiben niteliğine uygun görev tanımlarının belirlenerek belgenin işçi özlük dosyasında muhafaza edilmesi 16)-Ücretlerin Bankadan geçirilmesinin zorunlu tutulduğu işletmelerin Bankadan ödenmesi ve bununla ilgili belgelerin ıslak imzalar alınarak dosyada arşivlenmesi 17)-Çalışan ilişkilerinde yaşanan sorunlarla ilgili hazırlanan tutanakların arşivlenmesi. (Özellikle işyerinin disiplin hükümleri ile 4857 sayılı iş kanunun 25.maddesine aykırı davranış ve fiillerin tutanakla tespitinin yapılması) 18)-İşten ayrılan personelle ilgili Kıdem tazminatlarının Banka aracılığı ile ödenmesi ve ‘’İbranamenin’’ işçi tarafından el yazısı ve ıslak imza ile tanzimine önem verilmesi 19)-İş göremezlik raporlarının ve iş kazası tespit tutanaklarının gününde SGK. Bildirilmesi. 20)-İşçi özlük dosyalarının işyerinde tutulması. Gibi hususlara işletmelerimizin önem vermesi olası maddi kayıpları önleyeceği kanaatindeyim.   Saygılarımla,