İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI NEDEN ÖNEMLİDİR?

Değerli okurlarım;  22.05.2003 tarihinde kabul edilen 4857 Sayılı iş kanunu 75.maddesi 'İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında çalışan ilişkilerini düzenleyen başta 4857 sayılı iş kanunu olmak üzere diğer kanun ve yönetmelikler uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.' denilmektedir’’ . İşveren ve çalışanların iş hayatını düzenleyen 5510 sayılı Sosyal güvenlik kanunu 6331 sayılı İş sağlığı ve Güvenliği kanunu 6098 sayılı Borçlar kanunu 2918 sayılı Trafik kanunu ve yönetmelikleri (Binek tipi araçlar ile Servis ve ağır vasıta araç şoför ve sürücülerini ilgilendiren) 4925 sayılı Karayolu Yük taşımacılığı (Ağır vasıta Şoförleri için) Ve diğer muhtelif kanun ve yönetmeliklerle kanun koyucuların ‘’Çalışan ilişkilerini Hukuksal zemine oturtturulmaya çalışılmasını sağlamak adına yetki ve sorumluluk paylaşımının adil bir çalışma hayatında sürdürülebilirliğini sağlamaya yönelik olarak hazırlandığı ve uygulamaya konulduğu asla unutulmamalıdır’’ ki bu bağlamda da nitelikli bir İŞÇİ ÖZLÜK DOSYANIN önemi ortaya çıkmaktadır. Yani işçi özlük dosyası ile İşveren Borç edimi olarak bir ücret ödemek, çalışanın iş sağlığı ve güvenliğini sağlamak ve çalışanın emeğine saygı duyarak huzurlu bir çalışma ortamı sağlamak sorumluluğundadır. İş görende, verimli-Karlı ve randımanlı- iş odaklı çalışarak işverenin sermaye, makine ve donanımlarını korumakla sorumlu olduğunu karşılıklı yazılı metine dökerek paylaşımın ‘’Hukuksal zemine’’ oturtturulması ile mümkün olmaktadır.  Öğleyse iş hayatının verimli ve sağlıklı yürüyebilmesi,  yetki ve sorumluluk paylaşımının iyi ifade edilebildiği bir zeminde hazırlanmış İşçi özlük dosyası ile mümkün olduğudur. Öğleki; bu amaçla hazırlanmış işçi özlük dosyası çalışan ilişkilerinde yaşanacak sorunlarda karine teşkil etmesi (İspatı mümkün belgeler olarak dosyada bulunması) her iki tarafında (İşveren ve İşçi) hak ve yükümlülüğün paylaşımının yazılı metinle ispatı (Söz gide yazı kalır) yaşanacak olası yüklü maddi kayıpları da önleyecektir          Değerli okurlarım; İşçi özlük dosyasında bulunan her bir evrak tabi ki değeridir. İşçi özlük dosyasını oluşturan ve işçinin de işyerine vermekle yükümlü olduğu evrakları da sıralayarak yazmamla bilgilenmeniz çok önemli olmakla birlikte (İşçinin Resimli iş başvuru formu, Aile ve sosyal bilgileri, Eğitim ve mesleki yeterlilik belgeleri vs. Veya CV. İle sunulmuş bilgileri)  işverenler olarak işletmelerin hazırlayacağı evrakların işçi özlük dosyasına katacağı değerin daha önemli olması  itibariyle öncelikle bunlara değineceğim. İşçi özlük dosyasının oluşması adına hazırlanan belgelerden İş başvuru formundan tutunda, işin tanımı ve iş görenin niteliğine göre hazırlanmış iş akdi sözleşmesi, görev tanımı, Personel iç yönetmeliği, Şoför ve sürücüler için araç kullanma yönergesi ve araç teslim tutanağı, 6331 sayılı kanuna uygun olarak ‘’İş sağlığı ve güvenliği bilgilendirme ve eğitim formları ile İş sağlığı ve Güvenliği Yönergesi, Demirbaş teslim tutanağı, Günlük devam cetveli, Yıllık izin defteri ve izin talep formları vs. form ve dökümanlar İşçi özlük dosyasını oluşturan ve çalışan ilişkilerini ‘’Hukuksal zemine oturtturan’’ değerli evrak ve formlar olduğu unutulmamalıdır.   Yasa ve kanunların düzenlenme yükümlülüğü getirdiği ‘’İşçi özlük dosyalarını’’ işveren ve çalışanlarımızın fuzuli ve gereksiz bir kâğıt yığını olarak değil, İşveren ve çalışan ilişkilerinde yaşanabilecek sürtüşme, itilaf ve sorunlarda her bir evrakın kendine has hukuksal ve yasal bir dayanak  değeri ile olası zarar ve ekonomik kayıpları önleyeceği bir değer ölçümü olarak bakılması öngörüsüdür.    İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASININ İŞLETMELERE 10 DEĞER KAZANIMI                                                                                                    1-Çalışan ilişkilerinde yaşanacak Belgeye dayanan ihtilafların giderilmesi ve Resmi kurum ve makamlarda KARİNE teşkil etmesi (Kabul gören ve İspatı mümkün belge olarak değerlendirilmesi)  2-Yaşanacak iş kazalarında ve meslek hastalıklarında her iki tarafında haklılığını savunacak belgeler olması, işveren ve çalışanın haklı menfaatlerinin korunması. 3-Çalışma hayatını düzenler, görev tanımları ile işletmenin kariyer planlamasına katkı sağlar. İş verimliliğini artırır. 4-İşletmenin Denetim zaaflarının önceden belirlenerek işverence tedbir alınmasını sağlar. Destekler. 5-İş huzurunu sağlar, çalışanların işverene ve işletmeye güvenini artırır.   6 - Çalışan ilişkilerinde işveren ve işçinin yasa ve kanunlarla öngörülen ve belirlenen yükümlülüklerin paylaşımını sağlar. 7 - İşletmenin işçi evrakları ile ilgili arşivleme ve dosyalama yöntemlerini geliştirir, evrakların            uzun dönemde muhafazasını sağlar 8 - İşverenin ve çalışanların tüm yoğunluğunu işletme hedeflerine verilmesini sağlar 9 - Yönetim ilişkileri ile ilgili zamandan ve vakitten tasarruf sağlar. 10 - Finansal ve ekonomik girdi sağlar.                                                                                                          Saygılarımla;